L'intéressement se met en place par la négociation. Un accord d'intéressement est conclu pour une durée de 3 ans (ou 3 exercices). Le projet doit être soumis au Comité d'Entreprise, si celui-ci existe, 15 jours minimum avant la date de sa signature.
Pour ouvrir droit aux exonérations sociales et fiscales, il doit être conclu avant le premier jour du septième mois suivant la date de sa prise d'effet lorsque la période de calcul est annuelle. La période de référence pour le calcul de la prime peut être d'une durée inférieure à l'année, au minimum 3 mois entiers. En pareil cas, l'accord doit, alors, être conclu avant que la première moitié de la première période de calcul ne s'achève.
Ex : Pour un accord conclu pour 3 ans du 1er janvier 2003 au 31 décembre 2005 avec calcul de l'intéressement sur les résultats appréciés au trimestre : l'accord devra être conclu avant le 15 février 2005. L'accord doit être déposé à la Direction Départementale du Travail, de l'Emploi et de la Formation Professionnelle dans les 15 jours suivant sa signature.
L'accord peut être conclu dans le cadre :
- D'une convention collective ou d'un accord national professionnel ou interprofessionnel
- D'un accord conclu entre le chef d'entreprise et les représentants des syndicats affiliés aux organisations représentatives dans l'entreprise,
- D'un accord au sein du comité d'entreprise
- D'un accord accepté par référendum à la majorité des deux tiers du personnel.
S'il existe dans l'entreprise une ou plusieurs organisations syndicales représentatives au sens de l'article L.423-2 du Code du Travail ou un comité d'entreprise, la ratification doit être demandée conjointement par la Direction et une ou plusieurs de ces organisations ou ce comité.
L'accord comporte un préambule indiquant son motif et les raisons du choix des modalités de calcul de l'intéressement et des critères de répartition de ses produits. Il précise ensuite la durée pour laquelle il est conclu, les modalités d'intéressement et de répartition, les bases de calcul, les conditions d'informations des salariés sur l'application du régime de l'intéressement.
Enfin, l'intéressement pouvant varier sous certaines conditions suivant les établissements et les unités de travail, l'accord doit préciser les établissements de l'entreprise concernés. Certains établissements peuvent en être exclus, mais le dirigeant ne peut en aucun cas exclure une unité de travail au sein d'un même établissement
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